Anleitung: Nebenkostenabrechnung erstellen

Wenn für eine Immobilie noch keine Abrechnungszeiträume vorhanden sind, erscheint die Meldung: 
„Für diese Immobilie sind noch keine Abrechnungszeiträume vorhanden. Neuen Abrechnungszeitraum erstellen.“

• Klicken Sie auf „Neuen Abrechnungszeitraum erstellen“.
• Es öffnet sich ein Kalenderfenster, in dem Sie Start- und Enddatum wählen können.
• Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ (oder brechen Sie mit „Abbrechen“ ab).
• Nach dem Bestätigen wird der erste Abrechnungszeitraum erstellt, z. B. 01.01.2025 – 31.12.2025.

Anschließend erscheint die Abrechnungsleiste im oberen Bereich in folgendem Format: „+“ “01.01.2025 – 31.12.2025” „+“

Tipp: Kostenpositionen und bevorzugte Umlageschlüssel werden automatisch aus den Annahmen übernommen.
Passen Sie diese vor dem ersten Erstellen an das Objekt an, um individuelle Zuweisungen später zu minimieren.

1. In der Abrechnungsleiste sehen Sie alle vorhandenen Zeiträume (z. B. 01.01.2024 – 31.12.2024 und 01.01.2025 – 31.12.2025).
2. Klicken Sie auf das „+“ links, um eine Periode vor dem frühesten Zeitraum anzulegen,
   oder auf das „+“ rechts, um eine neue Periode nach dem letzten Zeitraum zu ergänzen.
3. Standardmäßig schlägt immoment einen Zeitraum von 365 Tagen vor, der bei Bedarf angepasst werden kann.

Nach dem Anlegen übernimmt immoment automatisch die Kostenpositionen und Umlageschlüssel aus der vorherigen Periode.
So müssen wiederkehrende Positionen (z. B. Hausmeister, Müll, Versicherung) nicht neu erstellt werden.

Tipp: Anpassungen an Kostenpositionen oder Schlüsseln gelten immer nur für die aktuell ausgewählte Periode – frühere Abrechnungen bleiben unverändert.

Jede Nebenkostenabrechnung besteht aus mehreren Kostenpositionen, zum Beispiel Hausmeister, Müll, Versicherung oder Allgemeinstrom.
Für jede Position werden die Gesamtkosten automatisch aus den im System hinterlegten Rechnungen berechnet – alternativ können sie manuell eingegeben oder angepasst werden.

Beim Erstellen einer neuen Abrechnungsperiode übernimmt immoment automatisch alle Kostenpositionen aus der vorherigen Periode.
Diese können jederzeit bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden.

3.1 Neue Kostenposition hinzufügen

1. Klicken Sie unter der Tabelle der Kostenpositionen auf „+“.
2. Geben Sie den Namen der neuen Position ein.
3. Bestätigen Sie mit Enter oder einem Klick auf „✓“.

Tipp: Änderungen an Kostenpositionen gelten immer nur für die aktuell ausgewählte Abrechnungsperiode – frühere Abrechnungen bleiben unverändert.

3.1 Kostenposition bearbeiten oder löschen

• Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um den Namen einer Kostenposition zu bearbeiten.
• Klicken Sie auf das Müllkorb-Symbol, um eine Kostenposition zu löschen.
  Eine Position kann nur gelöscht werden, wenn keine zugehörigen Rechnungen im System hinterlegt sind.

Für jede Kostenposition wird ein Umlageschlüssel festgelegt.
Dieser bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietverhältnisse verteilt werden – zum Beispiel nach Fläche, Einheiten oder Personen.

Beim Erstellen einer neuen Abrechnungsperiode übernimmt immoment automatisch die in der vorherigen Periode verwendeten Umlageschlüssel.
Sie können diese jederzeit anpassen oder neue Schlüssel festlegen.

4.1 Umlageschlüssel zuweisen

Öffnen Sie im Menü Nebenkosten → Schlüssel.
Hier sehen Sie für jede Kostenposition und jedes Mietverhältnis den aktuell hinterlegten Umlageschlüssel.

Sie können den Schlüssel direkt über das Dropdown-Menü anpassen.
Zur Auswahl stehen die Standardschlüssel Fläche (m²), Einheiten, Personen und Personentage – jeweils getrennt nach Wohnen, Gewerbe, Sonstiges oder Gesamt.
Darüber hinaus können Sie eigene individuelle Schlüssel definieren, die im Bereich Schlüsselwerte gepflegt werden.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert und wirken sich unmittelbar auf die Berechnung der Abrechnung aus.

Im Bereich Nebenkosten → Schlüsselwerte werden die Werte der einzelnen Umlageschlüssel angezeigt.
Diese Werte bilden die Grundlage für die Verteilung der Gesamtkosten auf die jeweiligen Mietverhältnisse.

5.1 Standard-Schlüsselwerte

Die Werte der Standardschlüssel werden automatisch aus den hinterlegten Objekt- und Mietvertragsdaten berechnet:

• Fläche (m²): automatisch aus den Einheiten übernommen.
• Einheiten: Anzahl der Einheiten im Objekt.
• Personen: automatisch ermittelt aus den im Mietvertrag hinterlegten Mietern.
• Personentage: automatisch berechnet auf Basis der Personenanzahl und der Mietdauer.

Die Tabelle dient bei Standard-Schlüsseln vor allem der Übersicht und Kontrolle.
So können Sie bei Rückfragen von Mietern oder in rechtlichen Auseinandersetzungen jederzeit nachvollziehen, wie die Abrechnung zustande kam.

5.2 Individuelle Schlüssel anlegen

Für Sonderfälle können Sie eigene, individuelle Umlageschlüssel erstellen 

1. Klicken Sie im Menü Nebenkosten → Schlüsselwerte auf „+ “ Unterhalb der Tabelle.
2. Geben Sie einen Namen für den neuen Schlüssel ein (z. B. Zähler Garage oder Aufzug).
3. Erfassen Sie für jede Einheit oder jedes Mietverhältnis den entsprechenden Wert manuell.
4. Der neue Schlüssel wird automatisch gespeichert und steht anschließend im Bereich Nebenkosten → Schlüssel zur Auswahl.

Tipp: Nutzen Sie individuelle Schlüssel nur für spezielle Verbrauchsarten oder objektspezifische Besonderheiten, die nicht durch die Standardschlüssel abgebildet werden können.

Die Abrechnung wird in immoment automatisch berechnet – basierend auf den im System hinterlegten Rechnungen, Kostenpositionen und Umlageschlüsseln.
Manuelle Eingaben sind nicht erforderlich. Änderungen an Rechnungen oder Schlüsseln werden automatisch in die Berechnung übernommen.

6.1 Wichtige Spalten zur Kontrolle

• Gesamtkosten: zeigt die Gesamtaufwendungen pro Kostenposition.
  So erkennen Sie auf einen Blick, ob alle Rechnungen korrekt erfasst wurden.
• Summe Einheiten: zeigt die Summe der auf alle Mietverhältnisse verteilten Kosten einer Position.
• Summe Leerstände: zeigt den Anteil der Kosten, der auf Leerstände entfällt.
• Delta vs. Gesamt: vergleicht die Summe aus Einheiten- und Leerstandskosten mit den Gesamtkosten der Position.
  Diese Spalte zeigt, ob alle Kosten vollständig umgelegt wurden oder welcher Betrag nicht verteilt ist.
  Nicht umgelegte Beträge müssen vom Eigentümer getragen werden.

Tipp: Vergleichen Sie die Gesamtkosten einzelner Positionen (z. B. Hausmeister, Versicherung) mit der Vorperiode, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

6.2 Nebenkostenvorauszahlungen zuweisen

Für die Nebenkostenvorauszahlungen stehen drei Quellen zur Verfügung:

1. Mieteingänge: automatisch ermittelt aus als bezahlt markierten Zahlungen.
2. Mietverträge: übernimmt die vereinbarten Vorauszahlungen direkt aus dem Vertrag – ideal, wenn keine Mieteingänge erfasst werden.
3. Manuelle Eingabe: ermöglicht die individuelle Erfassung eines beliebigen Betrages

immoment vergleicht automatisch die Gesamtkosten mit den ermittelten Vorauszahlungen und berechnet daraus eventuelle Nachzahlungen oder Gutschriften.

Nach Abschluss der Berechnung können Sie die Nebenkostenabrechnung als PDF-Datei exportieren.
Das Dokument wird automatisch im richtigen Layout erstellt – inklusive Anschrift, Anschreiben, Abrechnungstabelle und Hinweistexten zu Nachzahlungen oder Erstattungen.

7.1 Abrechnung exportieren

1. Öffnen Sie im Menü Nebenkosten → Abrechnung.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Exportieren“ (blauer Button).
3. Der Export richtet sich nach der aktuellen Auswahl:
   • Ist ein Objekt ausgewählt, erstellt immoment ein PDF, das alle Abrechnungen für jedes Mietverhältnis der gewählten Abrechnungsperiode enthält.
   • Ist eine Einheit ausgewählt, wird nur die Abrechnung für diese Einheit erstellt.
4. Das System generiert automatisch eine druck- und versandfertige PDF-Datei.

7.2 Textbausteine & Layout

Unter Standardannahmen → Nebenkosten können Sie eigene Textbausteine für die erzeugten Abrechnungsdokumente hinterlegen.
Diese werden beim Export automatisch in die PDF eingefügt und können individuell angepasst werden.

Folgende Textbausteine stehen zur Verfügung:

• Absender (inkl. Kontaktdetails und Adresse)
• Titel
• Anschreiben
• Hinweis zur Erstattung
• Hinweistext zur Nachzahlung
• Hinweis zur Warm- und Pauschalmiete
• Hinweistext zur Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung
• Abschließende Worte

Tipp: Überprüfen Sie die Textbausteine vor dem Export, um sicherzustellen, dass sie für das aktuelle Objekt und den Zeitraum passen.